職場で自分の考えを伝えるのが苦手なんだよな・・・・・
部下への指示もうまく伝わらなかったり、会議や商談でも、相手に聞き返されることもある。
真剣に話をしても、1番大事な要件が相手に伝わってなかったことだってあるし・・・
うまく自分の考えを相手に伝えるコツとかないかな？
こういった、悩みに応える記事です。
仕事でもプライベートでも、相手に「自分の考え」を正確に伝えることは大切ですよね？
とくにビジネスの場合、より正確に要件を伝えることは成果にもつながってきます。
会議やクライアントとの商談など、伝え方が悪いと、誤解を招いたり、本質が伝わらなかったり・・・・・
ビジネスシーンで相手に自分の考えを伝えるのが苦手という人は非常に多いです。
はじめましてoni（おに）と申します。
コミュニケーションの悩みを解決できるコンテンツを運営してます。
僕の簡単な経歴は以下のとおり。
- 接客業（ホテル・販売など）の社員経験24年
- 店長及び関東エリアチーフの経験あり
- 新人教育も担当
※詳しいプロフィールはこちら。
自分の考えや要件を「早く伝えたい」「あれもこれも伝えなきゃいけない」と考えるほど、
職場でのコミュニケーションはうまくいかないものです。
この記事を読めば、自分の考えを伝える前にやるべき準備と上手に伝えるコツがわかります。
少しでも「相手に自分の考えを正確に伝えられるようになりたい！」という方は、
ぜひ最後までお読みください。
24年以上の接客業務を通して、たくさんの人と接してきた僕の記事ですので、多少は信ぴょう性はあるかと。
考えを伝える前にやるべき3つのこと
結論、事前準備をしっかりすれば、自分の考えを正確に伝えることができます！
自分の考えを相手に伝える前にやっておくべきことは下記の3つ。
- あらかじめ自分の「伝えたいゴールと要点」を書き出す
- 相手の経験値や価値観、状況を確認しておく
- あらかじめ相手の疑問・質問を想定しておく
あらかじめ自分の「伝えたいゴールや要点」を書き出す
あらかじめ自分が「何を伝えたいのかのゴール」と、いくつかの要点を紙に書き出しておく。
紙に書き出して、自分の頭の中を可視化することで、客観的に整理できます。
話がブレても軌道修正できる
「伝えたいゴールや要点」を明確にすれば、話がブレても軌道修正できます。
自分の考えを話すときには、どうしても伝える順番が前後したり、早く伝えたいと焦ったりしますよね。
また場合によっては、相手からの意見や反論に応えることもあります。
「伝えたいゴールや要点」が整理されていないと、最終的に話の本質がブレてしまい、
自分の考えが、正確に相手に伝わらないことがあるんです。
でも、「これだけは伝える！」というゴールが明確であれば、途中で話がブレても、軌道修正ができるわけです。
相手の意見や疑問・質問に応える余裕ができる
あらかじめ伝えたいゴールを明確にすれば、相手の意見や疑問・質問に応える余裕ができます。
自分の考えを伝える中で、当然相手が話す場面もあります。
相手の意見や疑問・質問に答えているうちに、無意識に伝えるべき要点が曖昧になることってありますよね。
ただし「伝えたいことが明確」であれば、相手の質問や質疑応答に応える余裕ができるんです！
途中で何度も相手とのやりとりが入っても、自分の要件を正確に考えを伝えることができるということ。
以外と相手の意見や疑問・質問に応えるうちに、「論点のズレ」や「要点の伝い忘れ」が出たりしますからね。
相手の「理解を確認」するポイントになる
伝えたい要点を書き出して、明確になっている状態であれば、
話の途中、または終わった後で「相手の理解を確認」するポイントがわかるんです。
例えば、以下の場合
毎朝5分だけ「職場のみんなで雑談をする」時間を設けよう。お互いのことを少しでも知ることで、
コミュニケーションも円滑になるからね。
何よりも職場の士気を高めて、みんなの仕事へのモチベーションを上げたいんだ！
「職場のみんなで雑談をする」、「お互いを知る」ことや
「コミュニケーションが円滑になる」こと「職場の士気を高める」ことも大事ですが、
この話の要点は、「みんなの仕事へのモチベーションを上げたい」ということですよね。
伝えたい要点を書き出して明確になっていることで、「要点の〇〇は、理解してくれたかな」といったように、
要点そのものが、「相手が理解したかどうか」を確認するポイントになるんです。
話が長くなる場合、自分の伝えたい要点を、相手がしっかり理解しているのか「ピンポイントで確認」できると安心ですよね！
相手が「どれだけ話を理解できる状態」なのか把握しておく
自分の考えを伝える場合、
相手が「どれだけ自分の話を理解できる状態」なのかを確認しておくことが大切です。
相手の状態を事前にわかっていないことで、話の伝わり方が大きく変わってしまうんです。
ポイントは次の3つ。
相手の経験値
相手の仕事の実務経験が浅ければ、それだけ理解できることが限られてきます。
たとえば「仕事内容」や「専門用語」、または「クライアント情報」などです。
入社5年目の社員に話をするのと、入社2年目の社員に話をするのとでは、当然伝わり方は天と地ほどの差が出ますよね。
伝えたい内容を相手の経験値に合わせるのか、一部分だけを伝えるのか。
または仕事の専門用語は使っても大丈夫そうか、話の中でその都度確認すべきか・・・など。
自分の考えが、相手の経験値でどれだけ伝わりそうかを事前に把握しておくことは大切です。
相手の価値観
ここでいう価値観は「好き・嫌い」ではなく、「重視しているかどうか」という意味。
自分の伝えたいことがどんなに「重要なこと」であっても、相手の重要度が低いことで伝わりにくい場合があるんです。
たとえば、以下の場合
毎朝、20分程度ジョギングするのは体にいいから、しましょう！
相手は「毎朝のジョギングが体にいい」のは理解しますが、それを実践するかは別問題です。
なせなら相手の価値観の中では、「毎朝ジョギングをする」ことは重要ではないから。
つまり自分の考えを、相手が「言葉だけでなく、本質も理解する」にはどうすべきかを考える必要があるわけです。
ときには相手との価値観を埋めるために、
まず「なぜジョギングが体にいい」のかという「本質」を伝えなきゃいけない場合もあります。
言葉として理解はしてるけど、「なぜそうしなければいけないのか」という
本質は人の価値観によって、理解の度合いが変わってしまうんです。
相手の状況
相手の状況を把握して、自分の考えが伝えられるかどうかを決めることが大切です。
ひと言でいうと、相手への「配慮」ということ。
忙しいときに、いきなり「指示出し」とか「要件」を伝えられても
ぜんぜん頭に入ってこないんだよな！
仕事を抱えて忙しくバタバタしていたり、大きな問題があって悩みを抱えているなど、相手にも事情があります。
そこで、あらかじめ相手に「話を伝えても大丈夫な状況か」を確認しておけば、
「何度も伝えなおし」たりしなくていいので、結果的に自分も困らないですよね。
状況的に相手が「きちんとした聞き手になれない」場合には、
伝える日にちを変更したり、伝えたい一部分だけを短く話したりできますよね。
あらかじめ相手の疑問・質問を想定しておく
自分の考えを伝えたときに、相手からでそうな疑問・質問をあらかじめ想定しておくことで、
相手の立場に立って話ができるようになります。
曖昧な表現に気づくことができる
あらかじめ、相手からの疑問・質問を想定することで、
相手が迷うであろう「曖昧な表現」に気づくことができます。
簡単な例ですが、「A社の報告書を今よりも早く提出してほしい」と相手に伝えたい場合、
次からはA社の報告書はもっと早めに出してくれないかな？
もっと早めとは「いつまでの期日」ですか？
相手に「○月○日まで」や「○時までに」など、具体的な時間指定を伝えないといけない
また、「A社の営業さんとの口の聞き方」を相手に指摘をしたい場合、
取引先なのだから、A社の営業さんにはもっと丁寧な口の聞き方をしてくれないかな？
丁寧な口の聞き方とは、どういった口の聞き方でしょうか？
あいづちなどを「そうっすね」「ほんとっすか」といった、友達言葉ではなくて、「そうなんですね」「ほんとうですか」と丁寧な言葉で話してほしいと、具体的に伝えないといけない
つまり「相手が抱くであろう疑問や質問」をひとり二役で自問自答することで、
より相手の理解を得る表現に気がつくことができるんです。
伝える順番を整理できる
相手の疑問・質問を想定することで、「伝える順番」を整理できます。
たとえば、「A社への請求書を送った後に、担当に送った旨をメールしてほしい」と伝えたい場合、
A社に請求書を送付したら、担当に送った旨をメールしてくれないかな？
えっ？請求書を送るだけじゃダメなんですか？
担当さんにメールするのはなぜですか？
A社は月末に何十社と請求書が届くから、担当さんが漏れのないように
リストを作ってチェックしているそうなんだ。メールで送った旨を伝えてくれると担当の人が把握しやすいからね。
この場合、伝える順番を逆にして、
A社の担当が請求書リストにチェックを入れて把握しているそうだから、
請求書を送付したら、A社の担当に送った旨をメールしてくれないかな？
と1回ですみますし、「なぜ、担当にメールを送らないといけないか」という重要な部分も相手に伝わります。
自分の主観を排除できる
相手の立場に立って考えることで、自分自身の主観を排除できます。
主観とは「これくらいはわかるだろう」とか、「これは常識だろう」といった、
「伝える側の思い込み」のことです。
当然のことながら、自分が常識だと思っていることを、相手も常識だと思っているとは限らないのです。
自分の思うように部下が仕事をしてくれない場合、この「伝える側の主観」が原因の場合が多々あります。
たとえば、「A社との商談の進捗を自分に報告してほしい」と伝えたい場合、
A社との商談が終わったら、私に進捗を報告してくれるかな？
えっ？担当は私なのに、お伝えする必要はありますか？
いやいや、この部署の管轄者は私なのだから、「普通」は報告するだろう！
少し極端なたとえではありましたが、この「普通は」というのがクセモノです。
ひょっとしたら、「こんな疑問を抱くかもしれない」や「こんな質問がくるかも」といった想定をしておくことで、
自分の考える「当然」「普通」といった主観を排除できるんです。
自分の考えを伝えるコツ4選
自分の考えを上手に伝えるコツは以下の4つ。
- 結論から話す
- 身振り・手振り・表情も加える
- 相手の聞きたいことを話す
- 数字や例え話をつかう
結論から話す
結論から伝えるのは、仕事でのコミュニケーションで最も大事です。
前述した、「自分の伝えたいゴール（結論）」をさきに伝えることで、
- 話が途中で途切れても「話のゴール」は伝わる
- 「これから何を話すのか」を明示することで、相手の理解を得ることができる
相手に要件を伝えるとき、最悪話が途中で途切れても、「話のゴール」は相手に伝わっているので、
あとで、再度話を続けても相手の理解度は格段に違うんです。
また「これからなんの話をするか」がわかっていると、途中で他の情報が入ってきたり、
話し手の主観が入ったとしても、相手の理解度は高まりますよね、
身振り・手振り・表情筋を加える
会話の中に、意識的に「身振り・手振り・表情」を加える。
自分が伝えたい話の内容に合わせて身振り・手振りなどのジェスチャーや表情を交えて、
相手が話に集中しやすい雰囲気にしていきます。
会話にジェスチャー・表情を加えるのメリットは以下の２つ。
自分の考えを伝えるには、言語だけでは難しいこともありますよね。
そんなときに表情やジェスチャーで言語を補うことができれば、より相手の理解を得ることができます。
相手の聞きたいことを話す
前述した、「あらかじめ相手の疑問・質問を想定しておく」ことにもつながってきます。
自分の話を聞いて、「相手はどんなことを聞きたいだろう」「どんなことに疑問を持つだろう」
ということを想定できていれば、
- 相手が聞きたい話をふることが出来る
- 相手に質問をすることができる
これによって、相手は口に出して情報を整理できるので、理解度も高まっていくんですね。
また相手の聞きたいことを話すのは、「相手を聞く気にさせる」効果もあります
数字や例えを使う
相手との経験値や価値観が違う場合、それを埋めるツールとして、
「数字や例え」を使うと、話の内容に具体性がでて、相手がイメージしやすくなります。
たとえば
「Aくんが、Web集客に力を入れてくれたおかげで、売り上げがアップしたよ」と伝えるよりも、
「Aくんが、We集客に力を入れてくれたおかげで、売り上げが先月の10％アップしたよ」と数字を入れて伝える
といっきに話が具体的になりますよね。
つまり「数字や例え」があることで、話が立体的になり、
相手にもそのイメージが伝わりやすくなるんです。
また話が具体的になれば、伝える側の「主観」もなくなるというメリットもありますよ。
考えを伝えるのが苦手な人こそ注意すべき３つのこと
考えを伝えるのが苦手な人こそ注意すべきことは以下の3つ。
それでは１つずつ解説します。
自分の伝えたいことが、100％相手に伝わると思わないこと
絶対に、自分の伝えたいことが、100％相手に伝わるなどとは思わないでください。
そもそも人は自分の頭の中の情報を100％言語化することは不可能です。
頭の中には、ぼんやりしたイメージの情報が多数あります。
それらを言語化するにはちょっとやそっとの時間では無理です。
しかも相手があなたの伝えたいことの真意を汲みとって理解する割合は
さらに低くなって、結果的にせいぜい60〜70％程度。
「相手は自分の考えを100％理解するなんて無理」ということを意識すれば、
自分と相手の理解のすり合わせをおろそかにはできないですよね？
だからこそ、自分の伝えたいゴールや要点だけは、あらかじめ明確にしておく必要があるんですね。
伝えたいことを「話しながら組み立てよう」とすること
もうこれは、本記事の最初から解説してますが、伝えたいことは、
あらかじめ「組み立ててから話し」をするということ。
「話しながら組み立てていく」ことは、途中で伝えたいことの本質がブレたり、
相手に誤解を招く可能性が高いです。
伝えている間に相手の反応を見たり、意見をいわれたりすると、
必ず「どの要点を、どれくらいの重要度で」話せばよいのかわからなくなります。
伝えたいことは「話しながら組み立てる」のではなく、「組み立ててから話すようにしましょう」
一方的に自分の考えを話すこと
これは論外です。
でもたまにいますよね、一方的に自分の考えを話しておいて、
「自分の話が伝わらないのは、相手の理解力がない」せいにする人。
少なくとも、自分の考えを相手に伝えるときには、
- 話の中に、「相手が欲しい情報」があるか、「相手の質問」にしっかり答えているか
- 相手にも発言してもらって、話のくい違いを確認できているか
- そもそも、相手は自分の話に、しっかりついてきているのか
ということを意識しないと、絶対に伝わらないです。
一方的に自分の考えを伝えるデメリットは、
つまり、すべてはあなたの伝え方が悪いということなんですね。
まずは、相手の状態を把握できるようにしましょう。
自分の考えを伝えるのは、そのあとです。
まとめ【考えを伝えることも、結局は相手ありきのコミュニケーション】
「自分の考えを上手に相手に伝えること」は、自分の話し方の改善だけではないんです。
なぜなら「考えを伝えること」は相手ありきのコミュニケーションだから。
自分の考えを伝えるときは、以下を意識しましょう。
- あらかじめ「伝えたいゴールや要点」を書き出す
- 相手の経験値や価値観、状況を確認しておく
- あらかじめ相手の疑問・質問を想定しておく
相手の反応や状況、理解度のすり合わせは絶対に必要です。
伝える側が一方的に伝えるのは、コミュニケーションではないので、
相手がしっかりと「聞ける状態か」を確認しながら、話を伝えるということが大前提なんですね。
相手（聞き手）の立場に立って、自分の考えを伝えることができれば、
今よりもずっと、相手の理解を得られるはずです。とにかく実践あるのみ！
はじめは、むずかしいかもしれませんが、こまかく相手の理解を確認するようしていければ、
徐々に伝え方は上手になるはずですよ！
この記事が、皆様の参考になれば幸いです。