説明力を鍛える方法が知りたい！
業務を円滑に進めたいけど、どうしても説明がわかりにくくなるんだよな・・・・
上司に聞き返されたり、部下に指示が伝わってなかったり。
端的にわかりやすく説明する力を身につける方法はないかな・・・・
こういった悩みに応える記事です。
現代社会において、私たちは常に短い時間の中で意味をやりとりしなければいけない状況にあります。
特にビジネスシーンにおいて、端的にわかりやすく説明することができれば、「時間短縮」「業務効率」のいずれもアップします。
しかし説明力のない人はダラダラと・・・・
え〜と、この資料の〇〇は・・・・こうしてから、ああする方がいいので・・・・そうすると・・・・こうなってしまうので・・・・
このように脈絡のない話を続けてしまう傾向にあります。
結果的に、聞き手にとっては、
- 話の本筋が見えてこない
- 何を言いたいのかわからない
- 時間ばかり取られてしまう
このような状況では、仕事効率どころではなくなってしまうんですよね。
自分では頑張って説明しているつもりでも、なかなか伝わらずに悩んでいる方は多いです。
はじめましてoni（おに）と申します。
コミュニケーションの悩みを解決できるコンテンツを運営してます。
僕の簡単な経歴は以下のとおり。
- 接客業（ホテル・販売など）の社員経験24年
- 店長及び関東エリアチーフの経験あり
- 新人教育も担当
※詳しいプロフィールはこちら。
結論、説明力を鍛えることができれば、仕事効率がアップします！
この記事を読めば、説明力を鍛えることができます。
伝えたい対象をわかりやすく端的に説明することができれば、「時間短縮」「作業効率」は確実にアップします。
説明しても、いちいち聞き返されたり、意図した指示とは違う意味に伝わったり・・・・
説明する力があるかないかで、仕事の効率や生産性は大きく変わっていきます。
どうしても説明が長くなってしまう人、上司や部下とのやりとりに不安を感じている人はぜひ本記事を最後までご覧ください！
24年以上の接客業務を通して、たくさんの人と接してきた僕の記事ですので、多少は信ぴょう性はあるかと。
説明力を鍛える３つの力
説明力を鍛えるためには、ただ丁寧に話すというのでは身につきません。
説明力を鍛える３つの力をしっかりと意識したトレーニングが必要になります。
反対に３つの力を意識して日々トレーニングを積むことで、誰でも説明力が上がるんですね。
説明力を高める３つ力は下記のとおり。
一つずつ説明しますね。
時間を管理する力
説明力を高めるポイントとして「時間感覚」を意識しましょう。
時間感覚とは、つまり自分の伝えたいことを「時間」で管理するクセをつけることです。
「時間管理」のトレーニングとして、映画・本・場所・人など「〇〇について１分以内で説明する」練習をしてみましょう。
はじめは時間内に説明しようとしても、かなり難しいかと思います。
しかし日々練習を重ねることで、下記の能力が向上します。
- 時間内にどれだけのことが話せるか感覚としてわる
- 必然的に「えー」「あのー」といった無意味な発言が減り、テキパキとした話し方になる
- 話の構成力が身に付く
ほとんどの人が30秒～1分の間で自分がどれだけ話せるかをわかっていません。
だからこそ、時間を意識して説明する「訓練をしたか・しなかったか」で大きな差がつくんですね。
ちょっとした時間に実践できるので、１日に４～５回程度やってみてください。
３０秒から１分の間で、自分が伝えたい物事はおおよそ端的に伝えられるようになるはずです。
家族や友人などの前で練習するのが効果的ですよ。相手に伝わっているかどうかの確認ができますので！
要約する力
説明力を高めるには、的確にその対象の本質を把握する「要約力」も必要になります。
要約力を鍛えることで、
- 時間がない時には、ワンフレーズで解説できる
- 時間に余裕があれば、先に本質を提示して、そこから各論に入っていける
前述したように説明力のない人の特徴は「まわり道」をすることです。
話を聞いている方は「話の全体像が見えない」、「ポイントが不明瞭でわかりずらい」という状態になってしまいます。
反対に要約力を高めることができれば、
物事の本質・ポイントを明示
↓
テキパキとした話し方・簡潔な構成で話す
↓
最低限の時間で完結
といった流れで伝えることができます。
要約力を高めるポイントは以下の３つ。
一つずつ解説しますね。
物事の本質や相手の知りたいポイント（結果）をまず明示する
説明力の高い人は物事の本質や相手の知りたいポイント（結果）をまず明示します。
例えば、「上司が部下に商談の結果を尋ねた場合」
NG
おい、昨日の商談はどうなった？
相手の担当者が非常に厳しい条件を提示してきまして・・・・
こちらも代替案を提示したのですが、どうしても難しいようでして・・・・
ですから、あらためて条件を練り直して話し合いという結果になりました。
「結果」を尋ねているのに、ダラダラとプロセスを話しています。
これだと上司は「だから結果はどうなんだ！」とヤキモキしますよね。
OK
おい、昨日の商談はどうなった？
はい、後日あらためて話し合いという結果になりました。
相手が非常に厳しい条件を提示してきまして、こちらの代替案では難しいようです。
このように、まず「後日あらためて話し合い」という結果を明示しているので、上司の知りたいこと（結果）に答えていますよね。
その後にプロセスを話すことでより相手の理解も深まります。
簡単な言葉・優しい言葉で話す
要約力の高い人は「相手の立場で説明する」ことができます。
物事をきちんと把握して、意味を理解しているため相手に合わせた言葉で説明できるのです。
簡単な言葉、優しい言葉とはつまり「小学生が理解できる言葉」「相手がよくわかる言葉」です。
意識すべきは以下の３つ。
- 専門用語は説明を加える
- 同音異義語は別の言葉で言い換える
- カタカナ語は多用しない
一つずつ解説しますね。
専門用語は説明を加える
そもそも、相手に何かを伝える際に「相手の理解を前提に話す」ことが重要ですよね。
- 難解な専門用語が多用されている
- 聞き手に前提となる知識がない
こういった状況だと、どんなに内容を要約しても伝わりません。
専門外の人に話をする場合、その人に「通じる言葉・通じない言葉」を聞いた後、「通じる言葉」で要約した内容を話すようにしなければいけません。
同音異義語は別の言葉で言い換える
同音異義語は会話の中で、混乱を招く場合があります。
何かを相手に説明する際にはその内容に混乱を招く言葉が含まれていないかの確認も必要です。
例えば、「〇〇さんに、シジされた」という場合、
- 指示・・・・物事を指し示す
- 支持・・・・他人の意見に賛同して、応援する
- 師事・・・・師として仕える
一言に「シジされた」といっても、漢字が違えば全く意味も変わってきます。
これはほんの一例ですが、前後の話の流れでわかる場合を省き、同音異義語を使用する場合には言葉や説明を加えましょう。
カタカナ語は多用しない
カタカナ表記されているもの、特にビジネスの和製英語など日常的に使われているものでも、
聞き手にとって理解しにくいものもあります。
お互いに意味を理解している時だけ、カタカナを使うようにして、意味が通じなそうであれば別の言葉で説明するようにしましょう。
話のポイントは３つ以内に絞る
説明力のある人は、説明するポイントを絞るのが上手いです。
つまり「これは説明しない」と切り捨てることが上手いということです。
しかしほとんどの人が「これはいらない」と切り捨てるのが難しと感じてしまいます。
どうしても、
この内容も話した方がいいかな・・・・・
と迷ってしまいますよね。
ですから内容を要約する際には、「ポイントは必ず３つに絞る」と決めてしまうのです。
「３つ」という目安を決めると、そこに向かって他の要素を切り捨てることもやりやすくなるはずです。
ポイントが４つ、５つになってくると、説明は必ずわかりづらくなってきます。
聞いている相手が覚えられるくらいのポイントの数に絞り込まないと、
その場で「わかった感」を引き出す説明にはなかなかなりませんので。
※「要約力」について詳しく知りたい方は、ブログ【話をまとめるのが苦手な人へ】要約力を鍛える３つの習慣！のリンクを貼って起きますのでご覧ください！
具体的に話す力
説明力のある人は、ダラダラと抽象的な話はしません。
ストーリーを入れたり、体験談を話すなどより具体的に話すことで、相手の理解を得ます。
特に「抽象的なもの」、「一般化しずらい複雑なもの」を説明する時には具体的に話すことが必須です。
時間をかけて細かく説明していくよりも、数字・経験・ストーリーを入れる方が相手にも格段に伝わりやすくなるはずです。
具体的に話すポイントは以下の３つ。
一つずつ解説しますね。
数字を入れる
何かを相手に説明すつ時には、「数字」を入れると効果的です。
それは数字の持つ「程度」が誰にとっても共通するものだからです。
説明に数字を入れるメリットは以下の３つ。
- イメージの幅がなくなる（人によって受け取る程度の差がなくなる）
- 相手に正確に伝わる
- リアリティが増す
数字の持つ程度は全世界共有のものです。
例えば、水泳の「100メートル平泳」は誰もが同じ長さを思い浮かべるでしょう。
しかし、「長距離の平泳」であれば、「長距離」という程度は、聞き手によって程度が異なりますよね。
固有名詞を入れる
説明をよりわかりやすくするためには、固有名詞を入れると具体性が出ます。
例えば、「広告会社」というと「何の」広告会社かわかりませんよね、
その際に「旅行関係の広告会社」といえば、より相手がイメージしやすくなるんですね。
さらに以下の文章を比較してみましょう。
NG
学生時代はサッカーをやってました。
全国大会にも出場しましたが、早期敗退してしまいました。
まず、この文章だと話が漠然としていて薄い印象になります。
しかし、以下のように固有名詞を入れることで、より聞き手がイメージしやすくなるんです。
OK
学生時代はサッカーをやっていて、高校時代にはA高校でレギュラーでした。
ポジションはミッドフィールダーをやってたんですよ。
全国大会にも出場しましたが、その年に優勝したB高校と２回戦で当たってしまい、2-0で負けちゃったんです。
赤字の部分で固有名詞や数字を入れることで、より話に具体性が出ますよね。
体験談で共感・説得力を高める
説明の中に具体的な事例を入れることで、イメージが湧きやすく相手に伝わりやすくなります。
具体的な事例の中でも、共感や説得力を高めるのが「体験談」です。
- 自分が見聞きした話
- 失敗談
- 最近のエピソード
例えば、以下の文章を見比べてみましょう。
NG
昨日取引先の人とランチに行ったんだけど、とってもおいしかったよ
これだとランチが美味しかったことはわかりますが、いまいち具体性に欠けます。
OK
昨日取引先の人の行きつけのお店にランチに連れて行ってもらったんだ。
イタリアンの店だったんだけど、そこのピザがチーズたっぷりで、生地もモチモチで食べ応えがあって絶品だったんだよ！
「どこに」「誰」とランチに行ったのか、そして「何を食べて」「どうだったのか」という具体的な事例（体験談）を入れることで、
聞き手はよりイメージが湧きやすくなりますよね。
また、「失敗談」なども相手の共感を得やすくなり、さらには相手に安心感を与える効果もありますよ！
説明力を高める５つのポイント
説明力を高めるために、さらに細かいポイントを５つ紹介します！
説明力を高める５つのポイントは下記のとおり。
一つずつ解説しますね。
結論は最初に伝える
説明をするときの最重要情報は「結論」です。
とにかく「結論」を最初に言う。そして結論には「根拠」が必要になります。そのほかの捕捉情報は最後に付け加える程度です。
つまり、「結論」→「根拠」→「補足情報」という流れで話すと相手に伝わりやすくなります。
「補足情報」を話す際には、「まず相手が最後まで話を聞けなかったとしたら、何を優先的に聞いておいてもらいたいか」で情報の重要度を決めましょう！
例えば、「商談の資料には〇〇の数字を入れましょう」と説明する場合。
NG
私が新人のころ先輩や上司に散々指摘されてきましたが、商談資料には〇〇の数字を入れないとダメです！
商談相手が具体的な条件を提示しやすくなる上に、こちらの要望も伝わるので、やっぱり商談資料には〇〇の数字入れるべきです。
お互いの要望が合致しやすくなるので。
これだと、「個人の経験」の話なのか、「商談テクニックの話」なのか、はたまた「〇〇の数字を入れるメリットの話」なのかわかりませんよね。
以下のように結論→根拠→補足情報の順で話すことでより何が言いたのか明確になります。
OK
商談資料には〇〇の数字を入れましょう（結果）
なぜなら、商談相手が具体的な条件を提示しやすくなる上に、自分たちの要望も伝えられるからです（根拠）
私自身、新人のころ先輩や上司に商談資料には〇〇の数字を入れるようにと散々指摘されてきました（補足情報）
結果→根拠→補足情報の順にするだけで、何の話をしているのか明確になりますよね。
相手に合った話し方をする
「要約する力」でも解説しましたが、相手が分かるように「優しい言葉」「簡単な言葉」で話すことが重要です。
意識しなければいけないのは以下の３つ。
- 相手の年齢
- 相手の知識
- 相手のバックグラウンド
場合によっては、相手になじみのあるイメージやモチーフなどの具体例を示すのも効果的です。
大事な箇所は繰り返す
説明力のある人ほど、相手目線で話を伝えることができます。
相手が常に万全の状態で自分の話を聞いているわけではありません。
時には、
- 数秒前の話を忘れてしまう
- 話を聞いている途中で集中が途切れてしまう
ようなこともありますよね。
だからこそ、相手の様子を見ながら「大事な箇所を繰り返し」伝えていくことが大事なんですね。
「繰り返す」といっても単純に同じ表現で繰り返すと、初めからきちんと聞いていた人は
なんだか、しつこいな！
と感じてしまうかもしれません。
そうならないように、少し表現を変えて繰り返すか、「先ほどの繰り返しになってしまいますが・・・」と枕詞を使って、
やんわり伝えることを意識してみてください。
身振り・手振りを使う
人は耳から入った情報よりも、目で見た情報の方が理解しやすい傾向があります。
時には言葉にプラスして、身振り手振りを使うことも相手の理解を促す効果的な方法になります。
しかしあまりにも激しくやってしまうと、相手の気を散らしてしまう恐れがあるので注意しましょう。
反対に、
- 頻繁に髪を触る
- 腕組みをする
- 体を揺らす
などの行動は、相手が気になってしまう場合もあるので要注意。
また無意識に行なってしまう自分のクセなども把握しておくことも重要です。
相手の目を見て話す
当然ですが、話す時には相手の目を見ます。
じーっと相手の目を見入るのではなく、「あなたを信頼してますよ」というイメージでリラックスして、微笑みつつ見る感じです。
会議など複数の人がいる場合には、その場にいる人全員の目を順番に見ます。
一人当たり、おおよそ5秒程度見て、一巡したらまた順々に皆の目を見て・・・・を繰り返すイメージがいいです。
特定の一人の目を見続けてしまうと個人的な興味を抱いていると勘違いされてしまう可能性があるので注意してください。
説明力がない人の特徴3選
説明力がない人の特徴は下記の３つ。
一つずつ解説しますね。
自分の話したいことを話す
説明力のない人は話が長くなるということを前述しました。
その理由は話している最中に自分の話したいことを話しているからなんです。
まず、
- 相手に伝えるべき優先順位をつける
- 伝えるべきポイントを３つ以内に絞る
- 相手の聞きたい情報を伝える
これら３つを意識して話すだけで、格段に説明が伝わりやすくなります。
いざ説明をしようとすると、「あれもこれも話したい」と思ってしまうかもしれません。
しかし、今自分が一番伝えたいことは何かの優先順位をつけた上で、さらに情報は３つ以内に絞りましょう。
反対に４つも５つも情報を盛り込もうとすると・・・・
- 説明の本筋からずれてしまう
- 相手の理解が得られない
説明は雑談とは違いますので、より情報を正確に伝えるためには「事実」からぶれないようにしましょう。
感情的に話す
いくら相手に伝えたいという思いが強かったとしても、感情的に話してしまっては絶対に伝わりません。
なぜなら感情的になることで、相手もこちらの話を聞ける状態ではなくなってしまいます。
場合によっては、言い争いや喧嘩に発展してしまうこともあるでしょう。
冷静に落ち着いて、物事の本筋を端的に伝えることだけを意識してください。
相手の理解が得られないからといって怒ったりすば、それこそ伝わらなくなってしまいますので。
感情的になりそうなときは、一旦話すのをやめて、伝えるべき優先順位を自分の中で整理して伝えるようにしましょう。
主観で話す
説明力のない人の最大の特徴は「主観で話す」ことです。
特にビジネスの場などでは、話が伝わらないばかりか、余計な誤解が生じることがあります。
説明をする際には、
- 私は〇〇だと思う
- これは〇〇じゃないかな
- 〇〇みたいです
などという主観は一切いらないです。
なぜなら事実を忠実に話さなければ、無駄なトラブルを生んでしまいますので。
例えば、上司が「昨日の商談はどうだった？」と聞いたことに対して部下が、
今回の件は一旦保留で、来週改めて話し合いをします。
でも相手の担当者さんが非常に険しい表情をしていたので、怒っているのかもしれません。
こう答えた場合、上司は「何かこちらの不手際で相手を怒らせてしまったのか」と感じますよね。
しかし「相手の担当者さんは何かを真剣に考えていた」だけかもしれません。
それに対して根拠のない「怒っている」という自分の主観」を説明に盛り込んでしまうだけで、余計な問題が生じてしまうんですね。
ですから、証拠のないもの（主観）をあたかも事実として話すことは絶対にしないでください。
※関連記事のリングを貼っておきますので、合わせてご覧くださいませ。
考えを伝える前にやるべき３つのこと【伝えるコツと注意点を解説】
まとめ【説明力を鍛えることは、仕事効率を上げること！】
本記事では説明力を鍛える３つの力について解説しました。
説明力が身につくことで、わかりやすく端的に相手に伝えることができるので、「時間短縮」「仕事効率」が格段にアップします。
自分ではしっかりと説明したつもりでも、
- 何度も聞き返されてしまう
- 意図したものとは異なった伝わり方をしてしまう
- 時間ばかり浪費して、なかなか業務がはなどらない
こういった悩みを持った人も多いかと思います。
説明力はどんな人でもトレーニング次第で鍛えることができます。
本記事の「説明力を鍛える３つの力」を意識しながら日々練習してみましょう！
さらに説明力を高めたい方は、下記の５つのポイントも実践すると、より伝わりやすくなりますよ。
はじめから説明力の高い人はほとんどいません。
だからこそ、ポイントを意識してトレーニングすれば説明力は鍛えることができるんです。
反対に、説明力はトレーニングしなければ、自然と身につくものではないのです。
説明がうまくできなくて、悩んでいた方はぜひ実践してみてください！
本記事が皆様の参考になれば幸いです。