要約力を鍛える方法を知りたい！
相手に自分の考えを端的にわかりやすく伝えられない・・・・
話しているうちに自分でも何を言いたいのかわからなくなることがあるんだよな。
要約力を鍛えて上手に考えを伝える方法はないかな・・・・
こういった悩みに応える記事です。
伝えたいことがたくさんあるのに、どうしても相手に上手く伝えることができない・・・
こういった悩みを持っている人が非常に多いです。
では「話が上手い人」と「話が下手な人」、情報をきちんと相手に「伝えられる人」「伝えられない人」では、
一体何が違うのでしょうか？
結論、それは情報や自分の考えを「まとめる力」の有無・・・・つまり「要約力」があるかないかです。
要約力を鍛えることができれば、以下のメリットがあります。
- 自分の考えを簡潔に伝えることができる
- 話の道筋も脱線しにくくなる
- 相手の話もうまくまとめることができて、理解度が上がる
ではいったい、要約力を鍛えるにはどうすればいいのでしょうか？
はじめましてoni（おに）と申します。
コミュニケーションの悩みを解決できるコンテンツを運営してます。
僕の簡単な経歴は以下のとおり。
- 接客業（ホテル・販売など）の社員経験24年
- 店長及び関東エリアチーフの経験あり
- 新人教育も担当
※詳しいプロフィールはこちら。
結論、要約力を鍛えれば、自分の考えを簡潔にわかりやすく相手に伝えることができるようになります！
「要約力」は人と人とのコミュニケーションにおいてとっても重要です。
ほとんどの人が「うまく話す」「楽しい話をする」コツやテクニックを身につけようとしますが、
実は「まとめる力」を鍛えない限り、そもそもの「伝える力」は向上しないんです。
また「要約力（まとめる力）」というと、何か特別な能力のように感じますが、
日々の意識や習慣でたいていの人が身につけることのできる技術なんです。
どうしても自分の考えをわかりやすく伝えらえれない方、相手の誤解を生んでしまう方は是非本記事を最後までお読みください！
24年以上の接客業務を通して、たくさんの人と接してきた僕の記事ですので、多少は信ぴょう性はあるかと。
話がまとまらない人の特徴と注意点
話がまとまらない人の特徴は以下の３つ。
ひとつずつ解説しますね。
何が言いたいのか分からない
話がまとまらない人は、相手から「何が言いたいのかわからない」と思われてしまうことがあります。
その理由は以下の３つ。
- 頭の中にある「話したいことを」全部盛り込もうとする
- 時系列を考えずに、浮かんだことをそのまま話す
- 「一番伝えたいことは何か」を自分で確認できていない
話がまとまらない人は「これを伝える」というゴールを意識せずに話し始める傾向が強いです。
自分自身が相手に伝えたいことを理解せずに話し始めてしまうことで、
- ダラダラと話が長くなってしまう
- 話の内容があちこちに飛んでしまう
- 相手のリアクションを確認する余裕がない
こうなってしまうと、相手からしたら「この人はいったい何が言いたいんだろう？」と感じてしまうんです。
例）「銀座で美味しいランチを食べた」と相手に伝えたい場合
いかがでしょうか。文章で見るだけでも窮屈になりませんか？
そもそもこの話を聞いて、「一番伝えたいこと」は全く見えてこないですよね。
以下の情報が一気に入ってくることで、聞き手は情報整理に追われてしまいます。
- 20年来の友達の話
- 銀座でランチを食べた話
- 買い物や映画を見て楽しかった話
- 久々の銀座で、街並みが変わっててびっくりした話
一番伝えたい「銀座で美味しいランチを食べた」という情報が整理できていれば、
この文章だけで、相手には「銀座で食べたランチが美味しかった」ということが伝わりますよね。
そのあとに付属情報として、その他の情報を順次話していくだけで、格段と相手に伝わりやすくなります。
相手に察してもらおうとする
話がまとまらない人は、言いたいこが相手に伝わらない時には「相手のせい」にする傾向があります。
たとえば、自分の意に反して仕事を任された場合・・・
いや、あれだけ忙しいって言ったのに、なんで仕事を振ってくんだよ！
と感じて、自分の気持ちを汲んでくれなかった相手を恨んでしまいます。
しかし、その時に自分の状況説明を「わかりやすくまとめて相手に伝える」ことができていない可能性が高いのです。
どこかで「態度や口調でわかってくれただろう」という相手への期待感があるんですね。
これは口下手や話下手な人に特に強い傾向があります。
言いたいことが言えない、自分の意見や考えをまとめられないというのは議論や交渉の場では、
- 相手の言いなりになる
- 願いや要求を無視される
ということになりかねません（もちろん相手は悪くないです）
曖昧な表現が多い
さらに話がまとまらない人は、曖昧な表現が多いというのも特徴です。
端的・明確に自分の考えを伝えることが苦手なので、
- 結論や返事を後回しにして相手の反応を見てしまう
- 前置きが長くなってしまい、自分から誤解を招く話し方になっている
しかし結果的には、相手に「曖昧な表現」に伝わってしまい、誤解を招く原因になってしまうんです。
相手を気遣いすぎて曖昧な表現をしすぎると、逆に傷つけてしまう可能性もあります。
たとえば、仕事の協力をお願いされた場合・・・
良さそうですね、興味あります！
などと曖昧に相手を支持する発言をした結果、「できません」となった場合、相手からしたら、
だったら最初からハッキリと言ってよ！
と不快な気分になってしまいます。
もし「できない理由」をわかりやすく話せなくても、「できない」と結論だけでも伝えてもらったほうが、
相手も次の行動に移せます。結果的に曖昧な表現をするのは時間の無駄になってしまいます。
要約力（話をまとめる力）を鍛える３つの習慣
要約力（話をまとめる力）を鍛える３つの習慣は以下のとおりです。
ひとつずつ解説しますね。
メモを取る習慣をつける
要約力（話をまとめる力）を鍛えるためには、ただ漠然と「上手く話そう」などと考えていても身につきません。
まずは、普段からメモをとる習慣をつけましょう。メモをとることで自分を客観視できるよになります。
話がまとまらない人は自分の話がダラダラしていることに気がつきません。
たとえ気がついたとしても、そのまま「話す」しかないのです。
しかしメモをとることは違います。
自分で書いた文章を読めば、まとまりのないことに気づきます。
- 同じ話を繰り返している
- 推測だけを重ねている
- 感情的になりすぎている
上記のような状態では、相手にわかりやすく自分の考えを伝えることはできませんよね。
またメモをとる習慣をつけると下記のメリットもあります。
- 文字を書くことで記憶がはっきりとする
- 自分の言葉で内容を要約するので、理解が深まる
- ポイントを見抜く力が備わる
要約力を鍛えるとは「表現力」「語彙力」「構築力」を鍛えることです。
そのためには普段から、思いついたことをメモする習慣をつけることが大事なんですね。
本を読んで気になった箇所を書き留めておいたり、誰かと話していて気になった意見をメモしたりすることで自分の「表現力」の糧となります。
またそこに書かれた意見や考えをベースにして新しい考えを組み立てる「語彙力」「構築力」を鍛えることができるのです。
人の話をきちんと聞く習慣をつける
要約力を鍛えるためには、「人の話をきちんと聞く」ことも必須です。
そもそも相手の意図が正確に理解できなければ、自分の意見を相手に伝えることはできません。
相手の話をきちんと聞く上で注意したいポイントは、
相手に対して「悪感情」を持ち込まないこと！
ほとんどの人は相手によって「聞く耳」をもったり持たなかったりします。
たとえば、
- 自分が反感を持っている相手
- まったく異なる価値観を持った人
などの話などにはあまり耳を傾けようとはしませんよね。
しかしこれをやっていては、入ってくる情報の幅は狭まります。
さらに考えは固定され、自分の考えに固執するだけになってしまうんですね。
これらの行為は全て「要約力」を鍛える妨げになってしまいます。
大事なのは「誰が言ったか」ではなく「何を言ったか」です！
これは人と話すときの基本であり、まずは素直に「相手が何を伝えたいのか」を理解しようと努めることが重要なんですね。
※「相手の話をきちんと聞く」ことについて下記のブログに詳細に解説していますので、ぜひご覧ください！
「なぜ？」と自問する習慣をつける
普段から相手の話や意見に対して「なぜだろう？」と自問する習慣をつけることも大事です。
「なぜ？」と自問するメリットとして、
ひとつずつ解説しますね。
物事の隠れた本質が見えてくる
「なぜ」と自問することで、物事の隠れた本質が見えてきます。
たとえば「商談が上手い人」に対して、あの人は「頭がいい」という漠然とした評価だけでは物事の本質は見えてきません。
もし「なぜ、あの人は商談が上手いのか」を自問することで、
- 相手の疑問をあらかじめ想定して、答えを用意してるんじゃないか
- ということは事前に相手の希望や要望をしっかりをリサーチしているんじゃないか
- つまり普段から相手と密にコミュニケーションをとっているんだ
と言ったような骨組みが見えてくるのです。
その骨組みを構築していく上で「要約力」が鍛えられていくんですね。
「そういうものだ」という思考停止を防ぐ
普段の生活で何か疑問に思うことや矛盾を感じても「そいうものだ」と解釈してしまっては、思考停止状態になってしまいます。
論拠を求めない習慣が「要約力」を根本から奪ってしまうんです。
自分が「不思議だ」「何かおかしくないか」といった物事を「まぁ、そいうもんだよな」としてしまうことで、
身の回りに説明できないことがどんどん増えていくんです。
判断力が鍛えられる
たとえば特定の商品がヒットしている場合、「なぜ？」と自問できる人は様々な情報を集めます。
- 実際に使ったメリット・デメリット
- 類似商品で、よりコストパフォーマンスの良いものはないのか
- 機能性や質はいいが、使いやすさはどうか
上記のような情報をまとめて、実際に購入するかどうかを決めます。
これによって「要約力」が身に付いていくんですね。
反対に「なぜ、ヒットしているのか？」と問わない人は、「ヒットしている」事実だけで商品を購入します。
したがって、「本当に自分の目的にあったものなのか」「心から満足できるものか」など吟味していないために、
購入した後に後悔することも多いのです。
「なぜ？」がない人は、情報を集めて分析して「まとめる力」が身につかないために、判断を謝ることも多いのです。
他人の言いなりにならなくなる
商談や議論において、相手の意見に「なぜ？」を問わない人は、結果的に他人の言いなりになってしまいます。
問題提起や仮説も、「なぜだろう？」からはじめることで「疑問」「質問」が出てきます。
「疑問」「質問」をクリアにできれば、相手の真意を理解できますし、自分の意見や気持ちも相手に伝えやすくなるんです。
「なぜ？」と問いかけることは、その答えを求めることです。
答えを求める力は「問題を集約する力」と同じです。つまり「要約力」になるわけですね。
話を端的かつ明確に伝えるテクニック3選
話を端的かつ明確に伝えるテクニックは以下の3つ。
ひとつずつ解説しますね。
5W1Hの「ひな型」を意識して話す
話をまとめるコツは「ひな型」を意識することが大事です。
代表的なものとして5W1Hがあります。
新聞記事やニュース原稿の基本といった言い方をされるので、なんだか難しく感じるかもしれません。
でも、この5W1Hは無意識に多くの人が使っている会話のフォーマットなんです。
同じ話をしても「この人には説得力がある」と感じさせる人は、この5W1Hをきちんと押さえているんです。
もちろん5W1Hを全て盛り込む必要はありません。
しかしこの5W1Hを意識するだけでも「誰が」「何をした」などの主語・述語が明確になり、格段と相手に伝わりやすくなるんですね。
まとめる力のない人の話は、
- 話の肝心なことが抜けていたり、後回しになる
- 「いつ？」「誰が？」「何で？」と相手が聞き返さなければならない
- 事実よりも自分の感情が優先されてしまう
これによって、まったく相手に話が伝わらなくなってしまうんですね。
ですから、自分に伝えたいことがある場合には「うまく話す」ことより「型どおり」話すことを意識してみてください。
5W1Hを追いかけながら話すようにすれば、多少ぶっきらぼうな言い方になっても「一番伝えたいこと」は相手に伝わるはずです。
「結論」から話す
話がまとまらない人の特徴として「何が言いたいのか分からない」というのがあります。
これは話の前置きが長すぎることで、
- 聞き手の集中が切れてしまう
- 自分自身が話の目的を見失う
- 相手の誤解を生む
話をまとめるのが苦手だと自覚している人は、はじめに何を話したいのかの「結論」を相手に伝えましょう。
それによって話し方がぶっきらぼうになったり、ギクシャクしてもいいです。
丁寧にダラダラ話をして、結局「何の話？」となるよりは、自分の真意を相手に伝えることができます。
また、結論から先に話すメリットとして、
先に「結論」を話しておくことで、
「もしあれもこれも話したい」という悪い癖が出ても、話の軌道修正がしやすくなります。
相手にも「何が言いたいのか」を伝えているため、話が脱線しても相手の理解が得られるのです。
また「自分が伝えたいこと」を最初に明確にすることで、不明点がある場合、相手から「疑問」「質問」が出やすくなるんです。
会話の中で相手からの「疑問」「質問」を解消できれば、誤解を生むこともありませんよね。
相手の反応を見ながら話す
話をまとめられない人は、会話中の相手の反応に注意しましょう。
話をまとめるのが苦手な人は、「話したいこと」「伝えること」に集中してしまう傾向があります。
結果的に、
- 相手が理解できずに、キョトンとしている
- 興味のなさそうな表情をしている
- 相手が何かを質問したそうにしている
上記のような相手の反応を無視して、自分の言いたいことを言い切ってしまおうとします。
聞いている方からしてみれば、
この人の話はいつも長いけど、全然印象に残らないんだよな・・・・・
といった状態になります。
話のわかりやすい人は、「さわり」だけ話して相手がそれほど興味を持たないようなら、さっと話を切り替えます。
とにかく独りよがりに話をしないことを意識することで、相手の反応にも気がつけるようになります。
※「話をまとめるコツ」について、関連記事を下記にリンクを貼っておきますので、合わせてご覧ください！
まとめ【要約力を鍛えるには、3つの習慣を身につけよう！】
本記事では、要約力（話をまとめる力）を鍛える３つの習慣を解説しました。
誰だって日々の会話で、
軽快に面白い話をして、場を盛り上げたい！
と思っています。
しかしまずは「自分の伝えたいこと」が明確にわかりやすく相手に伝わらなければ意味がないのです。
頭の中で、「話したいネタ」がたくさんあっても、
実際に「あれもこれも全部」話そうとすれば、相手はパニックになってしまうのがオチなんですね。
まずは本記事でご紹介した「要約力を鍛える3つの習慣」を実践してみてください！
上記の３つの習慣を意識するだけでも、あなたの「要約力」は格段に鍛えられていくはずです！
また、話を端的かつ明確にするにはは以下の3つのテクニックを参考にしてみてくださいね。
関連記事のリンクも下記に貼っておきますので、合わせてチェックしてください。
要約力は短期間で鍛えることはできません。
しかし、「まとめるクセ」をきちんと習慣付けすることで、必ず要約力は上がります。
「自分の考えをうまく伝えられない人」、「相手の誤解を生んでしまう人」はぜひ要約力（話をまとめる力）を鍛える３つの習慣を実践しましょう！
本記事が皆様の参考になれば幸いです！