部下と上手にコミュニケーションがとれるようになりたい。
部下の気持ちが知りたいけど、なかなか心をひらいてもらえないんだよな・・・・
信頼関係を築いて、もっと仕事の悩みや相談をしてほしい。
何か部下の心をひらくコミュニケーションのポイントとかないかな・・・・
こういった悩みに応える記事です。
私たちは今や多くの価値観に囲まれて生きています。
特に会社という組織の中では、立場や年齢の違いによって、その価値観が顕著に出てしまいます。
上司と部下という関係も、コミュニケーションが難しくなってきたことで、信頼関係が築きにくくなっているのも事実です。
お互いの気持ちや考えが理解できれば、
- 部下の悩みを理解してサポートできる
- 仕事の指示も円滑になる
- 仕事の生産性も上がる
- 部下のモチベーションを上げられる
- 職場が活気ずく
上記のようなメリットがありますが、実際はなかなか上手くはいかないんです。
「なんとか部下と上手にコミュニケーションがとりたい」・・・こういった悩みを抱えている上司も多いです。
はじめましてoni（おに）と申します。
コミュニケーションの悩みを解決できるコンテンツを運営してます。
僕の簡単な経歴は以下のとおり。
- 接客業（ホテル・販売など）の社員経験24年
- 店長及び関東エリアチーフの経験あり
- 新人教育も担当
※詳しいプロフィールはこちら。
結論、部下の心をひらくことができれば、意思疎通が円滑になり生産性が大きく上がります！
部下の心をひらいてコミュニケーションが円滑になれば、信頼関係が築けるだけでなく生産性も向上します。
お互いの考えや気持ちを理解して、的確な行動を取れることで業務がスムーズになるんですね。
伝えたいことが伝わない・・・・部下が何を考えているのかわならない・・・・
そいった状況が職場の士気の低下にもなってしまいます。
部下と信頼関係を築きたいとお悩みの方、職場を活気づけたい方はぜひ本記事を最後まで読んでください！
24年以上の接客業務を通して、たくさんの人と接してきた僕の記事ですので、多少は信ぴょう性はあるかと。
部下の心をひらくコミュニケーションのポイント5選
部下の心をひらくコミュニケーションのポイントは以下の５つ。
ひとつずつ解説しますね。
挨拶は上司から
人間関係は「挨拶」からはじまります。
もし職場で部下の心をひらきたければ、まずは「部下が心をひらきやすい状態」を作ることです。
どうしても、挨拶は「部下が上司にする」ものと考えてしまいがち。
しかし上司がまっ先に挨拶をするメリットには以下の３つがあります。
上司から挨拶されることで、部下は自分が「認識されている」と感じます。
また挨拶されることで上司に対して「親近感」が生まれるようになるんですね。
誰だって、毎日自分に挨拶してくれる人間を悪くは思わないですよね。
人は自分のことを大切に扱ってくれる人に好感を抱くものです。
すぐには効果は出ないかもしれませんが、挨拶こそ「上司からする」という認識に切り替えてみましょう。
部下からの挨拶には当然、「笑顔で元気に」挨拶を返しましょう
※挨拶の効果を詳しく知りたい方は、ブログ「人に好かれる挨拶の効果４選【仕事に与える５つの効果も解説】」のリンクを貼っておきますので、ご覧ください！
部下の話に真剣に耳を傾ける
部下にとって上司とのコミュニケーションは緊張するものです。
仕事の相談や提案などはなおさらですよね。
だからこそ、上司は部下に必要以上の圧を感じさせない丁寧な対応が必要です。
丁寧な対応とは、なにも「部下を褒めたり、心にもないお世辞を言う」ことではありません。
部下の話に真剣に耳を傾けることです。
真剣に耳を傾けるポイントとしては以下の３つ。
部下が上司に相談や提案をする際には、上司が思っている以上に緊張しているものです。
どうしても口ごもってしまったり、慌ててしまってうまく話せないことも多いです。
そんな時に上司が
- 腕組みをする
- 眉間にシワが寄っている
- 話を遮ってしまう
上記のような状態だと、部下は「やっぱりうまく話せない」「この上司は話を聞いてくれない」という印象を抱いてしまいます。
部下の話をできるだけ穏やかな笑顔で聞く努力をしましょう。
上司が笑顔でいることで、部下の緊張は多少なりとも和らぎます。
そして、相手が言葉に詰まっても上司が、
大丈夫、ちゃんと聞いてるから。ゆっくりでいいよ。
と部下に対しての敬意を示すことで、より話しやすい雰囲気を作り出せるんですね。
部下は一度でも「上司にしっかりと話を聞いてもらった」経験ができることで、信頼感が芽生えます。
間違っても「何が言いたいんだ！」とか言葉をかぶせて、部下の話を遮ったりしないように気をつけましょう。
※話を聞く効果を詳しく知りたい方は、ブログ「【傾聴力がすべて！】コミュニケーションを円滑にして信頼関係を築くコツ」のリンクを貼っておきますので、合わせてお読みください！
話しかけやすい雰囲気を作る
よくあるのは上司が、
何かあれば、いつでも相談してくれていいから！
と言いながら実際話しかけると、
- 忙しそうにバタバタしている
- 眉間に皺をよせて面倒臭そうな態度をとる
- イライラして雑な対応をする
上司からしたら「なんでも相談して欲しい」というのが真意であっても、
言葉と態度が乖離していることで、部下が戸惑ってしまうんですね。
部下は「自分が上司を怒らせてしまった」と感じてしまうこともあります。
そうなってしまうと部下は「なんでも相談しろと言ったけど、結局は話を聞いてくれない」という印象を持ってしまうんですね。
仕事中はどうしても難しい顔をしてしまうかもしれませんが、部下が話しかけた際には「怖い表情になっていないか」だけしっかりと意識しましょう。
どうしても、手が離せない場合には、
「申し訳ないが、あとでしっかり時間を取るから」と丁寧に伝えるだけで、部下を困惑させることはなくなります。
ポジティブな表現を使う
コミュニケーションは選ぶ言葉によって相手に与える印象が変わります。
ネガティブな表現をポジティブな表現に置き換えると、
たとえば、
この資料内容じゃ全然ダメだ！
と言うと角が立ち、相手は「否定された」という印象が強く残ってしまいます。
「全然ダメ」というネガティブな表現をポジティブな表現に変えるだけで全く印象が変わるんですね。
上記をポジティブな表現に変えてみると、
この資料は〇〇の情報を盛り込んだら、もっとよくなるかもね
などと言われたとしたら、どうでしょうか？
相手は「否定された」という印象よりも「応援してもらった」というポジティブな気持ちになるんです。
たとえ資料作りがうまくできていなくても、「だめ」ではなく「こうしたら、より良くなるよ」と言い換えてあげることで、
部下のモチベーションも変わるはずです。
「自分の都合」を押し付けない
「お願いを聞いてほしい」「相手に要求をのんでほしい」時、上司としての「自分の都合」を部下に押し付けないようにしましょう。
自分の都合を押し付けないようにするには、部下の状況把握も大事になります。
ただ「自分が忙しい」から、部下に仕事を任せるというのは、部下からしたら上司に「押し付けられた」と感じてしまいます。
ポイントは「説明（理由）＋お願い」をセットにすること。
- なぜ、それをしてほしいのか
- なぜ、その人に頼みたいのか
- 自分は何に困っているのか
を部下に説明しましょう。
しっかりと理由を説明することができたら、部下も納得して仕事に打ち込めます。
また、頼む時には相手に敬意を払うようにしてください。
「〜してもらえないかな」「〜してもらえると助かるんだけど」と相手の都合も考慮しているという
気持ちを伝えましょう。
決して、「〜しろ」「〜やっておけ」などの横暴な依頼はしないようにしましょう！
上司として必要な行動３選
部下の心をひらくために上司として必要な行動は以下の３つ。
上記の３つは、部下との信頼関係構築のために重要なポイントです。ひとつずつ解説しますね。
部下にこそ敬意を払う
上司と部下、会社の立場としての上下関係はありますが、決して人としての上下関係を示すものではありません。
まず上司として必要な行動は「部下にこそ敬意を払う」ということです。
部下とのコミュニケーションを円滑にするのであれば「対等な関係」を持つべきです。
これは部下を一人の人間としてしっかりと尊重することにつながります。
ポイントは、
- 年下に関わらず、部下には「さん」付けで呼ぶ
- いかなるときであっても、丁寧語で話す
上記を徹底することで、部下は「自分が尊重され、大切にされている」と感じるんですね。
また、人は強すぎる命令を嫌います。
部下に依頼をする時には「命令」ではなく、「お願い」をしなければいけません。
以下２つの例を見てみましょう。
男女と問わず、職場では上記のような丁寧な言葉使いを、役職関係なく習慣付けいていく必要があります。
まずは自分から自己開示をする
自己開示とは「自分自身の情報（性格・経験・考え方）を相手に伝える」こと。
なぜ上司から自己開示することが大事なのかというと、
「自分がどんな人間か」を理解してもらえるので、部下と打ち解けやすくなるから。
部下よりも先に自己開示をすることで、
- この人のことは信頼できる
- この人には相談しやすそう
- 自分のことを認めてくれている
という信頼関係構築の入り口になるからなんです。
また、自己開示には返報性の法則が働きやすくなります。
たとえば、自分が趣味の話をすれば、相手も趣味の話をするようになります。
上司から自己開示を受けた部下は、自分も同じ情報を開示する傾向があるんです。
返報性の法則とは、相手から受けた好意に対して、お返しをしたいと感じる心理のことです。
つまり相手の心を開くには、自分から心を開くことが大事なんです。
また自己開示のポイントとして以下の３つがあります。
お礼や謝罪をしっかりとする
上司だからといって、部下に「ありがとう」や「すいません」を言わないでいると人間関係は崩壊します。
仕事の依頼でもなんでも、部下に何かをしてもらったら、
どうもありがとう。おかげで助かったよ
と素直にお礼を言いましょう。
「部下は上司の指示に従うのは当然」という気持ちがあると、素直にお礼が言えなくなります。
相手への感謝の気持ちが、部下のモチベーションを上げるきっかけにもなるんです。
また社歴が長くなり、立場上がるほど、素直に謝罪できなくなるという傾向もあります。
ある程度の立場になってしまうと、誰かに指摘されたり叱られることがなくなってしまうため、
「謝罪する」ことも無くなってしまいます。
自分の判断ミスや仕事の失敗などで部下に迷惑をかけたなら、即座に謝罪することを意識しないといけません。
即座に謝罪することで以下のメリットがあります。
素直にお礼や謝罪が言える上司は、確実に部下の信頼を得ることができます。
※謝罪の効果を詳しく知りたい方は、ブログ「【信頼度アップ！】職場で素直に謝れる人になるには？」のリンクを貼っておきますので合わせてご覧ください！
合わせてチェック！
上司と部下のコミュニケーションで最も大事なこと
上司と部下のコミュニケーションで最も大事なことは、「叱ってもいいが、怒ってはいけない」です。
会社で上司が部下を叱ることは珍しい光景ではありません。
しかし「叱る」と「怒る」を履き違えると、部下の受け取り方は大きく変わってしまいます。
まず「叱る」と「怒る」の違いを見てみましょう。
つまり「相手の成長を考えた上で間違いを指摘する」のが「叱る」。
反対に「自分の怒りを相手にぶつける」のが「怒る」。
しかし「部下の成長を考え」ていれば、何をいってもいいわけではありません。
「どう言うか」「何を言うか」でも部下の受け取り方は大きく変わってしまうものです。
ポイントは以下の３つ。
ひとつずつ解説しますね。
人格を否定しない
相手の成長を促すためであっても、少しでも感情がともなってしまうと出てしまうのが「人格否定」です。
人格否定の言葉として・・・・
- おまえは全然ダメだな
- この仕事は向いてないよ
- いい加減なヤツだな
- こんなこともできないのか？
- おまえのやっている事は意味がない
あくまでも「叱る」のは本人の成長が目的です。
上記のような「人格否定」する言葉を使ってしまうと、成長どころかやる気を無くしてしまったり、自信喪失につながってしまいます。
「事実＋改善点＋理由」で示す
部下を叱る際には、部下の「とった行動」や「事実」に注目しましょう。
つまり「人」ではなく、「事」に注目して叱るということです。
たとえば、部下が会議に30分遅刻してきた場合
おまえはまた30分も会議に遅刻してきて本当にダメな奴だな！この仕事に向いてないんじゃないか？
この場合では「本当にダメな奴」「この仕事に向いてない」という人格否定の言葉で指摘してます。
しかし一方で伝え方に配慮すると、
君は会議に30分遅刻をしてしまったね。時間はしっかりと守ってほしい。
君にだけ会議の情報が共有できないとなると、業務に支障が出てしまうんだ。
この場合では人格に触れることなく
- 事実・・・・会議に30分遅刻をしてしまった
- 改善点・・・・時間はしっかりと守ってほしい
- 理由・・・・情報共有できないと業務に支障が出る
と「事実＋改善点＋理由」の順で伝えることで、相手にもしっかりと注意を促すことができるんですね。
反対に感情的に「怒る」と、相手も反発心を抱いてしまう可能性があります。
「叱る」場合は「敬意」「愛情」と一緒に
叱るのは「相手の成長のために改善をうながすこと」が目的です。
「叱る」行為は、感情的になりやすいからこそ、相手への「敬意」「愛情」を意識する必要があるんです。
叱り方の極意として「借りてきた猫」を覚えておきましょう！
いかなることがあっても、上司が部下に「怒りをぶつける」ことがないように注意しましょう。
目的は「部下の成長をうながす」ことだということを忘れないように！
まとめ【部下とのコミュニケーションは相手に敬意を払うこと】
本記事では、部下の心をひらくコミュニケーションのポイントを解説しました。
部下とのコミュニケーションで最も大切なのは「相手に敬意と愛情を持って接する」ことです。
年齢も経験も価値観も違う人間が同じ職場で働いているからこそ、相手を理解しようとすることが必要なんですね。
上司と部下であっても、コミュニケーションにおいては「対等な関係」なんです。
部下とのコニュニケーションに悩んでいる方は本記事の以下の内容を実践してみてください。
上記の５つのポイントを実践すれば、信頼関係構築の入り口ができるはずです。
また、上司として部下の信頼を得たいのであれば、以下の行動も必要です。
これらの行動によって、確実に部下からの好感度は上がっていくでしょう。
これらを実践できるようになったら、最後に以下を習慣付けできるように意識してみてください。
上司と部下のコミュニケーションとはいえ、結局は人間同士の付き合いに他なりません。
「相手への敬意」を欠いた状態で、円滑なコミュニケーションなどとれるはずはないのです。
職場での信頼関係は1日にしてならずです。それでも「敬意」を忘れなければ、確実に信頼関係は築けますので。
上司だから偉い・・・・ということではなく、一緒に働く仲間としてのコミュニケーションを目指してください。
本記事が皆様の参考になれば幸いです。